Di Samuela Camelliti (Genio Net)

Gestire il tempo in modo efficace è una sfida comune per noi insegnanti, in particolare per coloro che lavorano a tempo pieno, hanno una famiglia da curare e sono impegnati nella preparazione per il concorso per dirigenti scolastici. In questo contesto, la gestione del tempo diventa un elemento cruciale per mantenere l’equilibrio tra vita professionale e personale. In questo articolo, esploreremo alcune strategie efficaci per gestire il tempo, concentrandoci sulla “Matrice di Eisenhower” e la divisione del tempo in ruoli.

La Matrice di Eisenhower

La matrice prende il nome dal presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, che ha introdotto il concetto di distinzione tra compiti urgenti e importanti.

La matrice è suddivisa in quattro quadranti:

1. Quadrante 1: Urgente e Importante
Questo quadrante include compiti che richiedono un’azione immediata. Ad esempio, per gli insegnanti, ciò potrebbe includere la preparazione di lezioni per il giorno successivo, la correzione di test e compiti, o la gestione di situazioni di emergenza con gli studenti o colleghi.

2. Quadrante 2: Importante, ma non Urgente
Questo quadrante è riservato a compiti che sono importanti per il successo a lungo termine, ma che non richiedono un’azione immediata. Per gli insegnanti, potrebbe includere la pianificazione di lezioni per le settimane a venire, la partecipazione a corsi di aggiornamento professionale, o la preparazione per il concorso per dirigenti scolastici.

3. Quadrante 3: Urgente, ma non Importante
Qui si trovano compiti che sono urgenti ma non cruciali per i nostri obiettivi a lungo termine. Gli insegnanti potrebbero trovare qui richieste immediate ma meno significative, come rispondere a e-mail di natura amministrativa o partecipare a riunioni di scarso valore.

4. Quadrante 4: Non Urgente e Non Importante
Questo quadrante comprende compiti che possono essere trascurati o delegati. Gli insegnanti potrebbero dover evitare attività come navigare sui social media o svolgere compiti che non portano valore aggiunto né alla loro carriera né alla loro vita personale.

Applicare la Matrice di Eisenhower

Per implementare la matrice di Eisenhower nella propria routine, possiamo iniziare elencando tutte le attività che dobbiamo svolgere e categorizzarle nei quattro quadranti. Questo ci aiuterà a capire quali compiti devono essere affrontati immediatamente e quali possono essere programmati, delegati o eliminati. È importante rivalutare regolarmente la propria matrice per assicurarsi che le priorità siano aggiornate e coerenti con gli obiettivi personali e professionali.

Divisione del Tempo in Ruoli

Un’altra tecnica efficace per la gestione del tempo è la divisione del tempo in ruoli anziché in ore. Da insegnanti, spesso svolgiamo molteplici ruoli sia nella vita professionale che personale, come educatori, genitori, partner e studenti, se ci stiamo preparando per un concorso o altro tipo di avanzamento professionale. Dividere il tempo in base ai ruoli può essere più efficace che cercare di schedulare attività specifiche in intervalli di tempo rigidi.

Come Funziona la Divisione del Tempo in Ruoli

1. Identificare i Ruoli Chiave

Il primo passo è identificare i ruoli principali che ricopriamo nella nostra vita. Ad esempio, nella sfera professionale, questo potrebbe includere il ruolo di insegnante e di studente (per la preparazione del concorso per dirigenti scolastici). Nella sfera personale, potrebbe includere il ruolo di genitore e partner.

2. Assegnare Tempo a Ogni Ruolo

Una volta identificati i ruoli, dovremmo assegnare un determinato tempo settimanale a ciascun ruolo, bilanciando i vari impegni. Ad esempio, potremmo decidere di dedicare 20 ore alla settimana all’insegnamento, 10 ore alla preparazione del concorso, 15 ore alla famiglia e così via.

3. Gestire le Attività all’interno dei Ruoli

Dopo aver suddiviso il tempo tra i ruoli, possiamo gestire le singole attività all’interno di ciascun ruolo. Questo approccio consente di concentrarci su un ruolo alla volta, evitando il multitasking e aiutando a mantenere un equilibrio più stabile tra le diverse aree della vita.

4. Monitorare e Rivalutare

Come per la matrice di Eisenhower, è importante monitorare e rivalutare regolarmente come il tempo viene distribuito tra i ruoli, apportando le modifiche necessarie per riflettere i cambiamenti nelle priorità e nelle esigenze.

Altre Tecniche di Gestione del Tempo

Oltre alla matrice di Eisenhower e alla divisione del tempo in ruoli, esistono altre tecniche di gestione del tempo che gli insegnanti possono utilizzare per migliorare la propria efficienza. Ecco alcune delle più efficaci:

La Tecnica del Pomodoro

La tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo sviluppato negli anni ’80 da Francesco Cirillo. Questa tecnica prevede di suddividere il tempo in intervalli di 25 minuti, chiamati “pomodori”, intervallati da brevi pause di 5 minuti. Dopo quattro pomodori consecutivi, si prende una pausa più lunga, di 15-30 minuti.
Come Funziona la Tecnica del Pomodoro:

1. Definire l’Attività – Scegliamo un’attività da completare durante il primo pomodoro. Può trattarsi di correggere un compito, preparare una lezione o leggere materiale per il concorso.
2. Impostare il Timer – Impostiamo un timer per 25 minuti e lavoriamo ininterrottamente sull’attività scelta.
3. Pausa Breve – Quando il timer suona, prendiamoci una pausa di 5 minuti per ricaricare le energie.
4. Ripetere il Processo – Ripetiamo il processo per altri tre pomodori, seguiti da una pausa più lunga.

Vantaggi della Tecnica del Pomodoro:
– Focus e Concentrazione: La suddivisione in intervalli di 25 minuti permette di concentrarsi intensamente su un’attività, riducendo le distrazioni.
– Pausa Rinvigorente: Le pause brevi e la pausa più lunga aiutano a evitare l’affaticamento e il burnout.
– Tracciamento del Tempo: La tecnica permette di tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività, fornendo una visione chiara di come il tempo viene utilizzato.

Come scegliere quale tecnica usare

La scelta della tecnica di gestione del tempo giusta dipende da diversi fattori. Ecco alcuni criteri che possiamo considerare per selezionare la più adatta:

1. Natura delle Attività: Se le attività che dobbiamo completare sono numerose e variegate, la matrice di Eisenhower potrebbe essere la scelta migliore, permettendo di distinguere tra compiti urgenti e importanti, urgenti ma non importanti, importanti ma non urgenti, e né urgenti né importanti. Questa distinzione aiuta a focalizzarsi su ciò che conta di più.

2. Diversi Ruoli da Gestire: chi ricopre molti ruoli (come insegnante, genitore, studente per la preparazione al concorso, ecc.) potrebbe trarre vantaggio dalla divisione del tempo in ruoli. Questo approccio permette di dedicare tempo specifico a ciascun ruolo, garantendo che ogni aspetto della vita personale e professionale sia coperto.

3. Difficoltà a Concentrarsi: Se la concentrazione è un problema, la tecnica del Pomodoro potrebbe essere una soluzione efficace. Questo metodo prevede di lavorare in intervalli di 25 minuti seguiti da brevi pause, aiutando a mantenere la concentrazione su un’attività specifica e a evitare la distrazione.

Alcuni potrebbero avere bisogno di una tecnica che si adatti facilmente ai cambiamenti. In tal caso, un mix di tecniche potrebbe essere la soluzione. Spero di avervi dato alcuni spunti utili per non sentirvi travolti dalle attività quotidiane e dallo stress perché non è facile organizzare bene il tempo per lo studio, avendo tante responsabilità a cui fare fronte. In un articolo successivo, vi proporrò altre due tecniche fondamentali per sentirvi molto più soddisfatti di come investite il tempo.

Chi è l’autore dell’articolo

Genio Net
Genio Net è una rete di imprese e coordina il lavoro delle società che diffondono il metodo Genio in 21 giorni nelle 36 sedi in Italia e 15 all’estero, che hanno scelto di adottare il metodo di apprendimento efficace “Genio in 21 Giorni”, grazie al quale sono erogati quasi 550 corsi all’anno.
La missione di tutto lo Staff è far rinnamorare le persone dello studio permettendogli di raggiungere i risultati cui aspirano nel campo dell’apprendimento e dell’acquisizione di nuove conoscenze, anche nel mondo del lavoro.
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